www.StudLib.com
Студенческая библиотека
Студенческая библиотека arrow Основы бизнеса (Отв. ред. Ю.Б. Рубин) arrow 13.2. Разработка внутреннего регламента предпринимательской фирмы
13.2. Разработка внутреннего регламента предпринимательской фирмы

13.2. Разработка внутреннего регламента предпринимательской фирмы

   Субъектам предпринимательского бизнеса, начинающим свою деятельность, в особенности тем, кто становится предпринимателем впервые, следует помнить о том, что, несмотря на значимость вопроса скорейшей выработки деятельностных установок и технологических алгоритмов работы компании, ключевой стартовой проблемой выступает все же разработка и принятие внутреннего регламента новой компании. Без своевременного обеспечения организационных и нормативно-правовых условий функционирования предпринимательской фирмы заниматься содержательными и технологическими проблемами бессмысленно. Ведь прежде всего необходимо разобраться с тем, кто именно, в каком объеме и посредством каких административных рычагов имеет возможность влиять на принятие основополагающих решений.
   Внутренний регламент предпринимательской фирмы создается в целях налаживания механизма оперативного взаимодействия учредителей и различных подразделений данной фирмы и выполняет функцию её важнейшего нормативно-правового документа, раскрывающего и развивающего основные положения устава.
   Основные вопросы устава предпринимательской фирмы описываются во внутреннем регламенте фирмы более подробно, как бы раскрываются в нем. Если устав фирмы определяет базовые положения, касающиеся взаимодействия учредителей (участников) между собой, а также с управляющим органом этой фирмы (советом директоров или генеральным директором) и ее исполнительными подразделениями, то внутренний регламент проявляет и описывает конкретные процедуры этого взаимодействия, а также технологии принятия стратегических, тактических и ситуационных решений.
   Из уставных документов любой компании, к примеру, невозможно что-либо понять о том, чем конкретно руководствуется данная компания в процессе решения кадровых вопросов - принимая на работу и увольняя сотрудников. Однако во внутреннем регламенте этой компании критерии и процедуры работы с персоналом могут быть детально охарактеризованы. В нем, в частности, может быть сказано о том, что кандидаты на ту или иную должность принимаются на работу только после прохождения специальной процедуры проверки по линии службы безопасности компании. Так же в регламенте может быть указано, что претенденту на должность следует иметь определенный стаж работы и уровень квалификации, а также он не должен быть замечен в связях с «преступным миром» в предшествующем периоде своей трудовой деятельности.
   Во внутреннем регламенте фирмы подробно раскрываются важные элементы её деятельности. Они приведены на рисунке 12.9. Внутренний регламент фирмы определяет её архитектуру, расположение элементов которой призвано обеспечивать устойчивость всего внутреннего организационного положения фирмы, неизменность ее стратегических установок под влиянием конъюнктуры, стабильность избранных технологических алгоритмов. Это очень важно иметь в виду, учитывая, что каждая предпринимательская фирма одновременно вступает в многочисленные и противоречивые деловые связи с различными субъектами бизнеса, которые могут тем или иным образом непосредственно влиять на содержание ее внутреннего организационного устройства.

Рис. 12.9. Основные составляющие внутреннего регламента фирмы

Рис. 12.9. Основные составляющие внутреннего регламента фирмы

   Внутренний регламент фирмы призван указывать на способы и организационные механизмы принятия решений по различным вопросам, которые лишь в первом приближении могут показаться малозначительными. На самом же деле они имеют жизненно важный характер для деятельности фирмы.
   Например, регламент может определять, что для проведения общего собрания учредителей или совета директоров фирмы достаточно лишь телефонного сообщения о времени и месте проведения такого собрания. В этом случае процесс оповещения учредителей или членов совета директоров оказывается неподконтрольным большинству учредителей. Обычно в крупных фирмах применяют, поэтому, форму заблаговременной рассылки заказных писем с уведомлением о вручении.
   Важно определение того порядка, в котором члены совета директоров фирмы или учредители должны принимать участие в голосовании (они могут голосовать сами или через доверенных лиц, голосовать поднятием руки, с помощью компьютеров или же в письменной форме). Во внутреннем регламенте фирмы следует также указать на то, как и кем именно подсчитываются голоса, как, наконец, определяется количество голосов, необходимое для принятия решения.
   Внутренний регламент фирмы также определяет порядок решения кадровых вопросов, в том числе
   • процедуру приема на работу и увольнение сотрудников;
   • полномочия в этом процессе председателя правления фирмы и совета директоров.
   Обычно эту работу выполняет председатель правления фирмы, но в отдельных случаях он правомочен делать это только с одобрения совета директоров или общего собрания учредителей, если это записано во внутреннем регламенте фирмы.
   Внутренний регламент фирмы определяет, какие решения и в каких случаях может принимать то или иное должностное лицо фирмы.
   Например, внутренний регламент коммерческого банка содержит порядок принятия решений о предоставлении ссуды. Такие решения, в зависимости от величины ссуды, могут принимать:
   • председатель правления банка,
   • правление банка как коллегиальный орган управления,
   • совет директоров банка по представлению председателя правления.
   В соответствии с таким порядком определены границы полномочий и степень ответственности разных должностных лиц за принятие серьезных финансовых решений, которые могут повлечь разнообразные последствия как для клиентов.
   Внутренний регламент фирмы содержит порядок взаимодействия между подразделениями фирмы, включая процедуры движения документов, меры компетенции каждого подразделения, в подготовке и согласовании решений руководства предпринимательской фирмы.
   Определение порядка взаимодействия внутренних подразделений компании представляет собой двуединую задачу. Во- первых, учредители компании должны, во взаимодействии с высшими менеджерами данной компании, составить список подразделений, без создания которых деятельность компании оказывается невозможной. От того, какие именно отделы, департаменты, управления, службы, комиссии и другие структурные подразделения будут сформированы на начальном этапе, зависит полнота охвата фирмой основных уставных задач в процессе будущей деятельности. На начальном этапе функционирования руководству компании следует либо сразу же в приказном порядке ввести в действие необходимые подразделения, либо, если такие решения невозможны, хотя бы обозначить временные и кадровые перспективы создания таких подразделений, зафиксировав это в программе действий компании.
   Во-вторых, руководству компании необходимо построить иерархию внутренних подразделений компании. Под иерархией обычно понимается соподчинение различных подразделений предпринимательской фирмы, включающее разведение этих подразделений на разные уровни компетенции в принятии решений, определение порядка взаимодействия подразделений одного уровня и подчинения подразделений низшего уровня подразделениям более высокого уровня. Отсутствие описания иерархии внутренних подразделений в действующем регламенте фирмы чревато дезорганизацией работы фирмы сразу же после формирования ее подразделений.
   Каждый департамент или отдел должен ясно представлять не только предмет своей деятельности, но и место в структуре компании. Он должен четко понимать, к кому в руководстве и с каким вопросом он имеет право обращаться, с кем именно обязан согласовывать вносимые предложения и проекты приказов, и, наконец, - перед кем непосредственно ему необходимо отчитываться о выполнении установок, принятых руководством фирмы.
   Иерархия внутренних подразделений компании впоследствии начинает находить выражение в порядке согласования документов и в процедуре организации внутреннего документооборота, которые также должны быть установлены на начальном этапе функционирования предпринимательской фирмы. Задачами, возникающими в связи с созданием грамотного механизма документооборота, являются
   - обеспечение эффективного взаимодействия внутренних иерархически соподчиненных подразделений компании;
   - ускорение процессов согласования и принятия решений;
   - обеспечение прозрачности всей совокупности происходящих внутри фирмы процессов, что дает руководству фирмы возможность активно влиять на данные процессы.
   Технологически руководство компании может использовать любые способы организации документооборота - от переписки на бумаге с использованием реальных подписей должностных лиц компании до создания электронных корпоративных систем управления документооборотом с применением так называемых электронных подписей.

Рис. 13.4 Внутренний регламент фирмы 

Рис. 13.4 Внутренний регламент фирмы

   Разработка внутреннего регламента предпринимательской фирмы позволяет сформировать нормативно-правовую и организационную платформу будущей деятельности. Сама же деятельность фирмы начинается после приема на работу сотрудников. Об этом пойдет речь в следующем параграфе учебника.

 
< Пред.   След. >